TakeTurns est un outil de collaboration qui vise à améliorer la façon dont vous collaborez avec vos parties externes. À l'aide de TakeTurns, vous pouvez partager, demander, réviser et modifier des fichiers et des documents avec n'importe quelle partie externe de manière simple, sécurisée et structurée.

Comment utiliser TakeTurns

Utiliser TakeTurns est simple :

  1. Vous commencez par créer une collaboration.

  2. Vous et votre contrepartie négociez le contrôle de la collaboration ou travaillez tour à tour

    1. Lorsque c'est votre tour, vous pouvez : Partager ou réviser les fichiers et documents sur lesquels l'équipe collabore ou faire des demandes.

    2. Lorsque ce n'est pas votre tour, vous pouvez rappeler votre tour précédent.

  3. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez conclure et télécharger une archive complète de la collaboration.

A tout moment, vous pouvez

Pourquoi nous avons créé TakeTurns

Nous avons tous des outils qui nous aident à collaborer avec nos équipes internes. Mais lorsqu'il s'agit de travailler avec des personnes extérieures à nos organisations (clients, partenaires, fournisseurs), nous nous rabattons toujours sur l’email.

Bien que l’email soit utile pour la messagerie, ce n'est pas un outil de collaboration. Tout le monde se retrouve toujours avec ces fils de discussion désordonnés et introuvables. Et il y a toujours de la confusion autour des demandes, des documents, des changements et des prochaines étapes. L’email ne fonctionne tout simplement pas lorsque vous essayez de coordonner les efforts de chacun.

C'est pour remédier à cette confusion que nous avons décidé de créer TakeTurns. Il s'agit d'une application de collaboration tour à tour qui apporte confiance et clarté aux deux parties. Nous avons conçu TakeTurns pour qu'il soit simple afin de ne pas impacter vos outils et flux de travail existants.

Comment fonctionne TakeTurns

Contexte

Dans TakeTurns, les parties travaillent ensemble dans une collaboration.

Les collaborations ont les caractéristiques suivantes :

  • Il y a toujours deux parties. Chaque partie compte un ou plusieurs membres.

  • Elles contiennent des fichiers, dossiers et demandes qui sont partagés entre les parties.

  • Elles sont structurées en une série de tours. Un tour, c'est quand l'une des parties fait son travail, par exemple en ajoutant des fichiers, en téléchargeant des révisions de fichiers ou en ajoutant des demandes.

  • Les parties se relaient jusqu'à ce que la collaboration soit terminée. Il n'y a pas de limite au nombre de tours dans une collaboration.

  • Une fois la collaboration terminée, l'une des parties peut la clôturer. Les participants conserveront l'accès à son contenu jusqu'à son expiration.

Gardez à l'esprit qu'avec TakeTurns, chaque partie continue d'utiliser ses propres outils et processus existants pour travailler, par exemple pour éditer des documents. Nous remplaçons simplement les maux de tête créés par la coordination par email !

Exemple

Pour découvrir comment fonctionne généralement TakeTurns, prenons un exemple.

Imaginez que vous négociez un nouveau contrat client. Les deux parties, dans ce cas, sont votre organisation et votre client.

Tout d'abord, vous créez une collaboration : invitez les personnes de votre client qui doivent participer, partagez votre version du contrat et ajoutez toutes les demandes pertinentes. Une fois cela fait, vous démarrez la collaboration. Cela met fin à votre tour et le contrôle passe à votre client.

Votre client examine votre contrat, télécharge une nouvelle version qui inclut ses annotations et répond à toutes les demandes ouvertes. Avec toutes leurs tâches accomplies, il termine son tour et le contrôle vous revient.

Cette activité de va-et-vient (ou tour à tour) se poursuit jusqu'à ce qu'au moins une partie se sente à l'aise de conclure la collaboration.

⭐️ Pourquoi une structure tour à tour?

Les collaborations nécessitent une structure pour aider tout le monde à rester sur la même longueur d'onde. Lorsque vous travaillez avec des personnes extérieures à votre organisation, il est presque impossible de leur imposer vos processus ou systèmes internes. C'est pourquoi tout le monde finit par utiliser l’email - tout le monde l'a et sait comment l'utiliser.

Trouver un système à la fois familier et structuré est la façon dont nous avons fini par concevoir TakeTurns autour d'un processus tour à tour. Collaborer au tour par tour est à la fois convivial et structuré. Nous avons tous appris à nous relayer quand nous étions enfants. Et quand nous nous relayons, tout le monde sait toujours à qui revient le travail. Cette clarté autour de qui a le contrôle réduit la confusion que nous voyons dans la collaboration par email. Enfin, il est éminemment flexible - vous et vos parties externes pouvez continuer à vous relayer jusqu'à ce que vous ayez terminé.

Comment pouvez-vous utiliser TakeTurns ?

TakeTurns peut être utilisé de différentes manières dans plusieurs rôles. Voici quelques idées:

  • Professionnels de la comptabilité - Collaborer avec les clients sur leurs déclarations et rapports fiscaux.

  • Consultants - Travailler sur des cahiers des charges et autres documents destinés aux clients.

  • Indépendants - Travailler avec des clients pour créer des articles, des articles de blog, des livres électroniques et des mises à jour sur les réseaux sociaux.

  • Professionnels de l'investissement - Travailler avec les fondateurs, les conseils d'administration et les LP sur les propositions de transactions et les examens financiers.

  • Professionnels juridiques - Examiner des documents, tels que des contrats et des accords, pour les clients.

  • Professionnels du marketing - Faire équipe avec des agences, des indépendants, des consultants et des créateurs pour travailler sur des campagnes marketing.

  • Professionnels des achats - Travaillez de concert avec les fournisseurs et les vendeurs sur les RFI/RFP, les contrats et accords, et l'intégration.

  • Professionnels de la vente - Collaborez avec les prospects, les clients et les partenaires pour suivre les prospects et les appels d'offres, envoyer des devis et négocier des accords.