Télécharger les archives

Toutes les versions des fichiers et documents sont enregistrés lors d’une collaboration dans TakeTurns. Ce contenu (fichiers, documents, toutes leurs versions et messages de chat) peut être téléchargé après la fermeture de la collaboration.

Pour télécharger l'archive de la collaboration, procédez comme suit :

1. Une fois la collaboration fermée, une nouvelle notification et un nouveau bouton apparaîtront

   

   
   Le message indique que le contenu de cette collaboration sera supprimé des serveurs TakeTurn dans 7 jours. Cliquez sur Télécharger l'archive pour télécharger l'archive.

2. Après avoir cliqué sur Télécharger l'archive, quelques options de configuration d'archive vous sont proposées :

   1. Contenu - Quelle quantité de contenu souhaitez-vous télécharger à partir de TakeTurns

      1. Seulement le dernier tour - Téléchargez uniquement les versions finales de tous les fichiers échangés au cours de la collaboration

      2. Tous les tours - Téléchargez chaque version de chaque fichier de l'ensemble de la collaboration

   2. Inclure les messages de chat - Télécharger tous les messages de chat

3. Une fois que vous avez fait vos sélections, cliquez sur Télécharger pour que l'archive soit téléchargée sur votre appareil.

FAQ sur les archives

Voici quelques questions courantes sur les archives.

Quand puis-je télécharger l'archive ?

L'archive n'est disponible qu'après la fermeture de la collaboration.

Quel type de fichier est l'archive ?

L'archive est un fichier zip. Il contient des versions compressées des fichiers et des documents de la collaboration.

Comment l'archive est-elle nommée ?

L'archive portera toujours le nom de votre collaboration et le mot « archive » sera ajouté. Par exemple, l'archive d'une collaboration appelée "2022 DEC Monthly Reports" serait nommée "2022 DEC Monthly Reports-archive.zip."

Comment accéder aux fichiers de l'archive ?

Pour accéder aux fichiers, double-cliquez sur l'archive et votre système d'exploitation créera un dossier et développera chaque fichier. Vous pouvez ensuite utiliser l'outil de votre choix (par exemple, Microsoft Word ou Adobe Acrobat) pour lire les fichiers.

Qu'y a-t-il dans les archives ?

L'archive comprendra toujours un dossier appelé "Final Version". Ce dossier contiendra la version finale de chaque document échangé au cours de la collaboration. Les fichiers supprimés n'apparaîtront pas dans le dossier "Final Version".

Ce qui apparaîtra d'autre dans vos archives dépendra des options que vous choisissez.

Que contient le fichier : Chat.html ?

Chat.html est un journal de tous les messages de chat qui ont été échangés pendant la collaboration.

• Le titre du document sera le nom de votre collaboration

• Chaque échange de message comprendra un horodatage (UTC) et l'avatar de la personne qui a envoyé le message

Qu'y a-t-il dans le dossier : Final Version?

Ce sont les versions finales des documents qui ont été échangés au cours de la collaboration.

Dans l'exemple ci-dessous,

• Sur la gauche, nous voyons le tournant final d'une collaboration appelée « Subscription Agreement Update, »,

• A droite, on voit le contenu du dossier « Final Version »

Qu'y a-t-il dans le dossier : History?

Le dossier historique contient la version précédente des documents qui ont été échangés lors de la collaboration. Un document aura un sous-dossier dans le dossier historique s'il a été révisé à n'importe quel moment de la collaboration.

Par exemple, regardez dans le dossier Historique dans l'archive de la collaboration appelée "Mise à jour du contrat d'abonnement". Dans le dossier historique, nous voyons que trois sous-dossiers :

• 2023 - EU - Software Subscription Agreement

• 2023 - ROW - Software Subscription Agreement

• 2023 Software Subscription Agreement (deleted) ← nous en parlerons dans la question suivante

En regardant le sous-dossier « 2023 - ROW - Software Subscription Agreement », nous voyons un document « 2023 - ROW - Software Subscription Agreement_4.docx »

• Étant donné que ce fichier se trouve dans le dossier « 2023 - ROW - Software Subscription Agreement», nous savons qu'il s'agit d'une version précédente de ce document.

• Le « _4» ajouté à la fin du nom de fichier indique qu'il s'agit de la version qui a été ajoutée (ou remplacée) dans 4.

Pourquoi certains sous-dossiers de l'historique ont (deleted) à la fin de leur nom ?

Les sous-dossiers de l'historique dont le nom est (deleted) sont des documents qui ont été échangés mais qui ont ensuite été supprimés lors de la collaboration.

Par exemple, regardez dans le dossier Historique dans l'archive de la collaboration appelée "Mise à jour du contrat d'abonnement". Dans le dossier historique, nous voyons que trois sous-dossiers :

• 2023 - EU - Software Subscription Agreement

• 2023 - ROW - Software Subscription Agreement ← était couvert dans la question précédente

• 2023 Software Subscription Agreement (deleted)

En regardant le sous-dossier « 2023 Software Subscription Agreement (deleted) », nous voyons un document : «2023 Software Subscription Agreement_2.docx».

• Le suffixe (deleted) sur le sous-dossier indique que ce fichier a été supprimé par l'une des parties lors de la collaboration

• Le « _2“ ajouté à la fin du nom de fichier indique que cette version a été supprimée au tour 2 de la collaboration