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Créer une collaboration

Dans cette section, nous expliquons comment créer une collaboration. Dans TakeTurns, les collaborations sont la façon dont vous travaillez avec des parties externes sur des fichiers et des documents. Les collaborations peuvent être utilisées pour partager, demander, réviser et modifier des fichiers, tour à tour.

Disponible dans les plans

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Allons-y et créons une collaboration! Voici comment:

  1. Cliquez sur le bouton Nouvelle collaboration dans le coin supérieur droit de l'écran principal de la liste des collaborations, ou ouvrez le menu de l'application et cliquez sur le bouton Nouvelle collaboration. Cela ouvrira l'écran Nouvelle collaboration.

  2. Sur l'écran Nouvelle collaboration, vous remplissez chaque section (en vous déplaçant de gauche à droite)

    1. Ajouter la partie que vous invitez - Saisissez les détails de la partie que vous invitez, des participants et des rôles.

    2. Ajouter des détails sur la collaboration - Entrez le sujet de la collaboration, la date limite et le contenu que vous souhaitez partager avec l'autre partie.

    3. Ajouter votre groupe - Entrez les détails de votre groupe, des participants et des rôles.

  3. Cliquez sur Commencer pour enregistrer les détails de la collaboration et ouvrir un nouvel écran où vous pouvez saisir une note à l'autre partie

  4. Entrez un message à l'autre partie, puis appuyez sur Envoyer

Détails supplémentaires sur l'écran de création de collaboration

Veuillez consulter les sections suivantes si vous souhaitez plus de détails sur chaque section de la fenêtre Nouvelle collaboration.

Ajoutez la partie que vous invitez

Le premier pas consiste à donner un nom à la partie que vous invitez et à inviter des participants.

Ajouter le nom de la partie (1)

Entrez le nom de la partie que vous invitez. Il peut s'agir d'une organisation, d'un groupe de personnes ou simplement d'un individu.

Pour ajouter des participants de la partie invitée (2) & (3)

  1. Ajouter son adresse e-mail (2)

  2. Sélectionnez leur rôle (3). En savoir plus sur les rôles.

  3. Cliquez sur Ajouter

Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les participants dont vous avez besoin de la partie que vous invitez.

💡 Conseil

Vous avez besoin d'au moins un participant ayant le rôle de leader dans l'autre partie. Et les invitations ne seront pas envoyées à vos participants tant que vous n'aurez pas commencé la collaboration.

Liste des participants pour la partie que vous invitez (4)

Dans cette zone, vous pouvez voir toutes les personnes que vous avez invitées (de la partie invitée) jusqu'à présent. Cliquer sur "x" supprimera le participant de la collaboration. Et vous pouvez utiliser le menu déroulant à côté de leur nom pour modifier leur rôle.

Ajouter des détails sur la collaboration

L'étape suivante, chose à faire est d'ajouter des détails sur votre collaboration

Entrez le sujet de la collaboration et le contenu (5)

Lors de la création d'une collaboration, vous devrez ajouter un sujet et le contenu que vous souhaitez partager avec l'autre partie. Entrez le sujet de la collaboration et le contenu

💡 Conseil

  • Utilisez des noms courts. Pensez-y de la même manière que vous pensez à un sujet d'e-mail. Utilisez quelque chose qui sera bref, mais significatif pour vos participants.

  • Nommez vos parties pour refléter qui participe. Les noms que vous choisissez doivent refléter la personne avec laquelle vous collaborez : entreprise, groupe ou individu. Learn about Parties et conventions.

Entrez une date limite (6)

(Facultatif) Entrez une date limite pour la collaboration

Ajouter des fichiers (7)

Pour ajouter des fichiers à votre collaboration :

  1. Cliquez sur le bouton Fichiers sous la zone de saisie de texte de la date limite

  2. Téléchargez un ou plusieurs fichiers.

Ajouter des dossiers (8)

Pour ajouter un dossier à votre collaboration :

  1. Cliquez sur le bouton Dossiers sous la zone de saisie de texte de l'échéance

  2. Dans la fenêtre Ajouter un dossier, saisissez le nom de votre dossier

  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter votre dossier.

Ajouter des demandes (9)

Pour ajouter une demande à votre collaboration :

  1. Cliquez sur le bouton Demande sous la zone de saisie de texte de la date limite

  2. Dans la fenêtre Ajouter des demandes, saisissez un nom et une description

  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter votre demande.

En savoir plus sur Ajouter des demandes .

Contenu partagé (10)

Dans cette zone, vous verrez que les fichiers, dossiers et demandes sont partagés avec l'autre partie. Si vous utilisez des dossiers, vous devrez cliquer sur chaque dossier pour voir son contenu.

Ajoutez votre partie

L'étape suivante consiste à donner un nom à votre partie et à inviter des participants.

Ajoutez le nom de votre partie (11)

Choisissez un nom pour votre partie. Il peut s'agir du nom de votre organisation/entreprise, de votre groupe ou simplement de vous.

💡 Conseil

Le nom de votre partie sera automatiquement défini par le nom de votre organisation si vous l’avez configuré. Cela peut être fait si vous êtes administrateur de votre compte TakeTurns. Découvrez comment définir le nom de votre organisation.

Ajoutez vos participants et leur rôle (12) & (13)

Pour ajouter des participants de votre groupe invité

  1. Ajoutez leur adresse e-mail (12).

  2. Sélectionnez leur rôle (13). En savoir plus sur les rôles.

  3. Cliquez sur Ajouter

Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les participants dont vous avez besoin dans votre groupe.

Liste des participants pour votre partie (14)

Dans cette zone, vous pouvez voir toutes les personnes que vous avez invitées (de votre groupe) jusqu'à présent. Cliquer sur "x" supprimera le participant de la collaboration. Et vous pouvez utiliser le menu déroulant à côté de leur nom pour modifier leur rôle.

Démarrez la collaboration et ajoutez une note

Lorsque votre collaboration est prête :

  1. Cliquez sur le bouton Commencer dans le coin supérieur droit

  2. Dans la fenêtre Créer une collaboration, vous pouvez ajouter une note pour la prochaine partie. Cette note sera affichée en haut du tour suivant.

  3. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer

💡 Conseil

Utilisez la note pour décrire votre collaboration et ajouter des instructions à l'autre partie pour le prochain tour. La note sera envoyée dans la notification par e-mail à l'autre partie et apparaîtra en haut du tour suivant.

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